Hoe uw werknemers fiscaal interessant vergoeden?

Mobiliteitsvergoeding (cash for cars-regeling)

De mobiliteitsvergoeding is op zich geen nieuwe maatregel en is reeds sinds 1 januari 2018 in voege. Onbekend bleek echter onbemind waardoor slechts weinig bedrijven ervan gebruik maakten. Hiernaast waren de toekenningsvoorwaarden redelijk strikt, vandaar dat men recentelijk de toepassingsvoorwaarden en modaliteiten licht heeft versoepeld en dit met ingang vanaf 1 maart 2019.

Het principe van de cash for cars-regeling is vrij simpel: een werknemer ruilt zijn bedrijfswagen integraal in (incl. tankkaart, winterbanden,…) en krijgt er een cash-vergoeding voor in de plaats. De vergoeding ondergaat vervolgens hetzelfde gunstige fiscale en sociale regime als de voormalige bedrijfswagen. 

De toepassing van de regeling kan slechts tot stand komen op initiatief van de werkgever, waarna de werknemers die ervoor in aanmerking komen, de keuze hebben om ermee in te stemmen. Geen enkele partij kan m.a.w. verplicht worden. Het woord ‘werknemer’ impliceert verder dat het moet gaan om een persoon die arbeid verricht onder gezag. Bijgevolg zullen zelfstandige bedrijfsleiders er niet voor kunnen opteren.

Verder zijn er nog volgende toepassingsvoorwaarden:

• De werkgever moet minstens reeds 3 jaar bedrijfswagens ter beschikking stellen aan zijn werknemers;​

• Voor werknemers aangeworven vóór 1 maart 2019 moet:

• de betreffende werknemer in de 3 jaar voorafgaand aan de aanvraag, ten minste 12 maanden in aanmerking zijn gekomen voor een bedrijfswagen; én
• bijkomend in de 3 maanden voor de aanvraag in aanmerking komen conform de carpolicy;

• Voor werknemers aangeworven vanaf 1 maart 2019 volstaat het dat op het moment van aanwerving van de werknemer hij ingevolge zijn functie in aanmerking komt voor een bedrijfswagen.

Het jaarlijks brutobedrag van de mobiliteitsvergoeding zal worden berekend aan de hand van volgende formules.

• Indien het een wagen zonder tankkaart betreft:

Cataloguswaarde wagen x 6/7 x 20%

• Wanneer het een wagen met tankkaart betreft:

Cataloguswaarde wagen x 6/7 x 24%

Deze vergoeding wordt geacht eerst te worden aangewend voor woon-werkverkeer, waardoor de werkgever niet meer verplicht is om tussen te komen in de kosten van deze verplaatsingen. Indien hij dit wel doet d.m.v. een fietsvergoeding, treinabonnement of dergelijke wordt dit voor de werknemer belast als gewoon loon en dient er door de werkgever RSZ op betaald te worden, tenzij dit bedrag onder de basisvrijstelling van 400 EUR blijft. Dit vrijstellingsbedrag geldt slechts eenmaal en voor het geheel aan ontvangen woon-werkvergoedingen.

Daarnaast dient de werkgever, net zoals bij de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen een RSZ-solidariteitsbijdrage te betalen. De hoogte ervan zal afhankelijk zijn van het brandstoftype en de CO2-uitstoot van de ingeruilde wagen.

De fiscale aftrekbaarheid van de mobiliteitsvergoeding volgt in grote lijnen de aftrekbaarheid van de ingeruilde salariswagen maar met een minimum aftrekpercentage van 75% en een maximum van 95%. Op dit vlak zorgt de maatregel voor fiscale neutraliteit in hoofde van de werkgever.

Net zoals bij een gewone bedrijfswagen wordt de werknemer belast op een zogenaamd voordeel alle aard, hetgeen berekend wordt aan de hand van volgende formule (ongeacht of het de mobiliteitsvergoeding met of zonder tankkaart betreft):

Cataloguswaarde wagen x 6/7 x 4%

Opnieuw geldt hierbij eveneens het minimum voordeel alle aard analoog aan normale bedrijfswagens (voor AJ 2020 is dit 1.340 EUR).

Een voorbeeld

Uw werknemer ruilt zijn bedrijfswagen incl. tankkaart in met een cataloguswaarde van 32.000 EUR.

De bruto mobiliteitsvergoeding bedraagt in dit geval op jaarbasis:

32.000 x 6/7 x 24% = 6.583 EUR

Op deze vergoeding betaal je als werkgever nog de solidariteitsbijdrage. Ter illustratie: indien de ingeruilde wagen een benzinewagen betreft met een CO2 uitstoot van 110 gram, bedraagt deze bijdrage op jaarbasis +/- 300 EUR.

Het voordeel alle aard waarop uw werknemer belast zal worden bedraagt:

32.000 x 6/7 x 4% = 1.097 EUR (maar met een minimum van 1.340 EUR)

In de veronderstelling dat het voordeel aan het maximale tarief in de personenbelasting belast wordt, bedraagt de belasting hierop aldus 670 EUR.

De netto mobiliteitsvergoeding zal bijgevolg op jaarbasis 5.913 EUR bedragen, oftewel 493 EUR per maand.

Concluderend kunnen we stellen dat een dergelijke vergoeding voor de werknemer vermoedelijk niet zal volstaan om zelfstandig een wagen mee te financieren (incl. verzekering, onderhoud, brandstof en dergelijke).

Echter kan het in sommige specifieke gevallen wel opportuun zijn om te opteren voor de mobiliteitsvergoeding, denk aan gevallen waarbij een gezin twee bedrijfswagens ter beschikking heeft maar er in feite slechts één nodig heeft. Of nog, wanneer een werknemer dichtbij zijn werk woont in de stadskern en veel verplaatsingen met de fiets of het openbaar vervoer kan doen.

Mobiliteitsbudget

Naast de mobiliteitsvergoeding is het sinds 1 maart 2019 ook mogelijk om een bedrijfswagen in te ruilen voor een flexibeler mobiliteitsbudget.

De toepassingsmodaliteiten zijn grotendeels analoog aan deze van de hierboven beschreven mobiliteitsvergoeding, dit wil zeggen dat ook hier het initiatief komt van de werkgever, deze mag vrij kiezen aan welk type werknemers hij de keuze geeft. De werknemer in kwestie moet reeds in aanmerking komen voor een bedrijfswagen conform de carpolicy van het bedrijf. Ook hier worden zelfstandige bedrijfsleiders uitgesloten van de regeling.

Om de hoogte van het budget te bepalen dient men te kijken naar de zogenaamde TCO (total cost of ownership) voor de werkgever. Dit is de jaarlijkse brutokost incl. fiscale en parafiscale lasten, brandstofkosten, financieringskosten etc… van het betreffende voertuig dat “ingeruild” wordt voor een mobiliteitsbudget.

Dit budget kan dan door de werknemer vrij worden besteed binnen één van de 3 pijlers binnen het mobiliteitsbudget (zonder dat er een vaste volgorde geldt – je kan dus kiezen om bijvoorbeeld enkel pijler 1 en 3 op te vullen met het mobiliteitsbudget):

• Pijler 1: De wagen kan ingeruild worden voor een milieuvriendelijker model.

Dit wil zeggen een volledig elektrisch model ofwel een wagen met een CO2-uitstoot van < 105 g/km (indien het een hybride model betreft, dient de batterijcapaciteit ten minste 0,5 kWh/100kg te bedragen).

De uitgaven in pijler 1 ondergaan de normale fiscale en parafiscale regelingen van de bedrijfswagens (aftrekbaarheid van de wagen voor de werkgever in functie van CO2 uitstoot, werknemer wordt belast op een voordeel alle aard enz…).

• Pijler 2: Uitgaven voor alternatieve mobiliteitsoplossingen.

Dit begrip wordt door de wetgever vrij breed geïnterpreteerd. Het gaat hier bijvoorbeeld over de zogenaamde ‘zachte mobiliteit’ zoals de aankoop van (koers)fietsen, speed pedelecs, monowheels, elektrische motorfietsen etc. Uiteraard mag men het budget daarnaast ook spenderen aan abonnementen voor het openbaar vervoer. Verder komen ook kosten van gemeenschappelijk vervoer, taxi, deeloplossingen zoals carsharing en dergelijke in aanmerking. Zelfs bepaalde huisvestingskosten kunnen met het budget betaald worden, zoals huur en hypothecaire intresten met betrekking tot een woning die binnen een straal van 5 km van de vaste werkplaats ligt.

Het bedrag dat door de werknemer besteed wordt aan deze pijler is vrijgesteld van sociale bijdragen en personenbelasting en bovendien volledig aftrekbaar voor de werkgever.

• Pijler 3: Het saldo dat niet gebruikt werd in de eerste twee pijlers, wordt in cash uitbetaald, maar ondergaat hierbij een nadeliger parafiscaal regime t.o.v. de mobiliteitsvergoeding aangezien er door de werkgever 25% sociale bijdrage verschuldigd is en de werknemer een persoonlijke bijdrage van 13,07% dient te betalen.

Samenvattend kunnen we stellen dat het mobiliteitsbudget zeker mogelijkheden biedt om werknemers flexibeler te belonen op een fiscaal interessante manier, wanneer men dit vergelijkt met de dure traditionele bezoldiging. Verder wil men de werknemer duidelijk sturen in de richting van de tweede pijler, gezien de gunstige behandeling van deze optie. Aan de andere kant dient wel opgemerkt te worden dat het budget in de meeste gevallen te hoog zal zijn om dit integraal te kunnen spenderen aan de tweede pijler.

De winstpremie voor werknemers als nieuw bonussysteem voor vennootschappen

A. Algemeen

Sedert 1 januari 2018 hebben vennootschappen een nieuwe bonusvorm voor handen die het mogelijk maakt om werknemers mee te laten delen in de gerealiseerde winst van de vennootschap. Zo kan de vennootschap een deel van de door haar gerealiseerde winst als bijkomende bonus toe kennen aan al haar werknemers (bedrijfsleiders kunnen niet genieten van deze regeling), zonder dat er daarbij bijvoorbeeld stemrecht in de onderneming wordt toegekend aan de betrokken werknemers.

Belangrijk aan het systeem is dat het over de toekenning van een collectief voordeel gaat. De toekenning van een winstpremie op individuele basis aan één enkele werknemer is dus niet mogelijk. Daarnaast mag de winstpremie ook niet worden toegekend ter vervanging van loon of andere voordelen zoals voorzien in de individuele of collectieve overeenkomsten. 

Wat betreft de toe te kennen winstpremie door de vennootschap aan haar werknemers in totaliteit, mag de globale winstpremie nooit meer bedragen dan 30% van de totale brutoloonmassa van het betreffende boekjaar. De toekenning van de winstpremie kan de vennootschap doen in twee mogelijke vormen:

• Onder de vorm van een identieke winstpremie waarbij ofwel het bedrag gelijk is voor alle werknemers, ofwel het bedrag overeenkomt met een gelijk percentage van het loon van alle werknemers. Hierbij volstaat de beslissing door de (gewone of buitengewone) algemene vergadering om tot de toekenning van een identieke winstpremie over te gaan.

• Onder de vorm van een gecategoriseerde premie waarbij de hoogte van de premie per werknemer afhankelijk is van een verdeelsleutel die bepaald wordt op basis van objectieve criteria (bv. anciënniteit, functie, etc.). Voor de toekenning van een gecategoriseerde winstpremie volstaat de beslissing door de algemene vergadering niet. Dit gebeurt op basis van een CAO. Alvorens een winstpremie onder deze vorm kan worden toegekend, dient de winstpremie allereerst ingevoerd te worden via een specifieke ondernemings-cao (of toetredingsakte). Dit is een gelijkaardige formaliteit als de formaliteit verbonden aan de zgn. collectieve groepsbonussystemen oftewel de loonbonus (dit systeem bestaat al verschillende jaren).

Merk wel op dat het recht op toekenning van een winstpremie nooit definitief verworven is en enkel kan plaatsvinden op initiatief van de werkgever. De toekenning van een winstpremie in het ene jaar heeft dan ook niet tot gevolg dat dergelijke premie ook het volgende jaar dient toegekend te worden/opeisbaar is.

B. Fiscale behandeling van de winstpremie

Fiscaal worden beide vormen van winstpremies vrijgesteld van personenbelasting in hoofde van de werknemers. Dit wil echter niet zeggen dat er geen belastingen verschuldigd zijn op de toegekende premies. Beide premies zijn namelijk wel onderworpen aan een bevrijdende voorheffing van 7%, die door de werkgever wordt ingehouden. Voor de vennootschap vormt de premie een niet-aftrekbare beroepskost, waardoor er dus bijgevolg vennootschapsbelasting op verschuldigd is.  

C. Sociaalrechtelijke behandeling van de winstpremie

Op sociaalrechtelijk vlak is de werkgever geen patronale bijdragen verschuldigd op de toegekende winstpremies. Enkel de werknemer betaalt een solidariteitsbijdrage van 13,07% op de ontvangen premie.

D. Winstpremie vs. niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen

Een vaak gebruikte methode bij de optimalisatie van loonpakketten, die daarnaast ook de werknemers stimuleert om zo productief mogelijk te zijn, zijn de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen, oftewel de loonbonus.

Het systeem van de loonbonus wordt gekenmerkt door zijn voordelige fiscaalrechtelijke behandeling. Zo wordt niet alleen in hoofde van de werknemer de ontvangen bonus ten belope van een bedrag van 2.941 EUR volledig vrijgesteld van enige belasting (voor AJ 2020), maar is de bonus voor de vennootschap ook een aftrekbare beroepskost.

Op sociaalrechtelijk vlak is dit anders, daar zijn er naast de solidariteitsbijdragen van 13,07% in hoofde van de werknemer namelijk wél nog patronale sociale zekerheidsbijdragen (33%) verschuldigd op dergelijke bonus.

Tot slot kunnen we nog opmerken dat de procedure voor het invoeren van een loonbonusplan zwaarder is in vergelijking met bijvoorbeeld de procedure voor het invoeren van de identieke winstpremie. Toch moeten we hier opmerken dat met de recent invoering van de “e-bonus” de administratie werk maakt van een versoepeling van de bestaande procedure. De e-bonus maakt het voor ondernemingen namelijk mogelijk om de loonbonusplannen ingevoerd via toetredingsakte elektronisch in te vullen en neer te leggen. Wat de loonbonusplannen ingevoerd via CAO betreft is het voorlopig nog niet mogelijk om deze elektronisch neer te leggen.

Bij de invoering van een loonbonusplan kan de effectieve uitwerking van dit plan tot maximum 1/3 van de in het toekenningsplan bepaalde referteperiode terugwerken. De loonbonus kan m.a.w met terugwerkende kracht worden ingevoerd, maar de periode waarop deze terugwerking betrekking kan hebben wordt wel beperkt in functie van de referteperiode van het plan. Wanneer de referteperiode bijvoorbeeld vanaf 01/07/2019 t.e.m. 31/12/2019 zou lopen wil dit bijgevolg zeggen dat het loonbonusplan uiterlijk tegen 31 augustus 2019 moet zijn neergelegd door de onderneming.

Om het verschil tussen de nieuwe winstpremie en de bestaande loonbonus te kunnen duiden, hebben wij tot slot aan de hand van een voorbeeld de impact op de netto vergoeding van de werknemer, alsook op de kost voor de vennootschap geïllustreerd:

E. Conclusie

Zoals uit het bovenstaande voorbeeld blijkt liggen de beide systemen ‘dicht tegen elkaar’ zowel qua kostprijs voor de werkgever als qua nettobedrag voor de werknemer. Hierin zit dus weinig tot geen verschil (behalve in het geval van specifieke uitzonderingen waarbij het reële belastingtarief lager zou uitvallen dan het standaardtarief of het verlaagd tarief, waar we hier niet dieper op ingaan).

Het essentiële verschil tussen beide systemen is echter het feit dat de loonbonus een payroll kost is (die gewoon meebetaald wordt met de loonmassa, onafhankelijk van de resultaten van de werkgever) en de winstpremie afhankelijk is van het feit of een werkgever al dan niet (voldoende) winst maakt en zit zij mee in de resultaatsverwerking (en is zij dus ook afhankelijk van de regels die op de resultaatsverwerking betrekking hebben – onder het nieuw Wetboek Vennootschappen en Verenigingen oa. voldoende netto-actief in hoofde van de uitkerende vennootschap, het slagen voor de liquiditeitstest enz…).

In de praktijk is het dus goed mogelijk dat bedrijven die geopteerd hebben om een winstpremie aan hun werknemers toe te kennen op het eind van het jaar geconfronteerd worden met het feit dat zij (bijvoorbeeld door onverwachte commerciële tegenslagen) onvoldoende resultaat hebben om uit te keren en dus ook geen winstpremie kunnen uitbetalen aan hun mensen.

Wat kan Cynex voor u doen?

Hebt u verder nog vragen over bovenstaande topics of wilt u graag bijkomende toelichting over de praktische gevolgen voor uw vennootschap? Aarzel niet om ons te contacteren via tax@cynex.com.