1. Definities
De volgende woorden die gebruikt worden in deze Algemene Voorwaarden, hebben de betekenis zoals hieronder bepaald en zijn van toepassing ongeacht waar ze in dit Dienstencontract gebruikt worden.
Cliënt of U (en afgeleiden): de geadresseerde (of geadresseerden) van de Factuur en/of Ereloonnota, die contracteert met CYNEX TAX & ACCOUNTING BV.
CYNEX TAX & ACCOUNTING of wij (of afgeleiden en handelsbenamingen): CYNEX TAX & ACCOUNTING, een besloten vennootschap ( BV) met ondernemingsnummer 0535.986.366 en met maatschappelijke zetel te Delorge Business Park, Herkenrodesingel 10 bus 3.01, B-3500 Hasselt (België).
Partij(en): CYNEX TAX & ACCOUNTING en/of de Cliënt.
Diensten: de professionele diensten die door ons gepresteerd worden en die door CYNEX TAX & ACCOUNTING aan de Cliënt ten laste worden gelegd middels een factuur, ereloonnota of enig ander soortgelijk document.
2. Toepassingsgebied
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen CYNEX TAX & ACCOUNTING en haar Cliënten. In het geval er een Opdrachtbrief of Dienstenovereenkomst werd gesloten tussen de Partijen met betrekking tot de Diensten maakt deze Opdrachtbrief en/of Dienstenovereenkomst een aanvulling uit op de huidige Algemene Voorwaarden en dienen de Opdrachtbrief en/of Dienstenovereenkomst dus samen gelezen te worden met voorhavige Algemene Voorwaarden.
In geval van (i) tegenstrijdigheid en/of afwijkende bepalingen tussen de Opdracht- brief en/of Dienstenovereenkomst en de huidige Algemene Voorwaarden en/of (ii) in het geval de Opdrachtbrief en/of Dienstenovereenkomst aanvullende bepalingen bevat die niet geregeld zijn in de huidige Algemene Voorwaarden dan prevaleert de Opdrachtbrief en/of Dienstenovereenkomst. In het geval huidige Algemene Voorwaarden bepalingen bevatten die niet in de Opdrachtbrief en/of Dienstenovereenkomst zijn vervat of geregeld, dan zijn de bepalingen van de huidige Algemene Voorwaarden onverkort van toepassing.
3. Betaling en betalingstermijnen
De Cliënt dient zonder aftrek, korting of schuldverrekening de Erelonen en Kosten te betalen binnen de op de ereloonnota of factuur aangegeven termijn en niet later dan dertig dagen na ontvangst van de ereloonnota of factuur, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in een Dienstenovereenkomst of Opdrachtbrief afgesloten tussen de Partijen. De datum van ontvangst van de ereloonnota of factuur wordt vastgesteld op de dag na de datum vermeld op de factuur of ereloonnota.
Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen, dienen alle betalingen door de Cliënt aan ons in Euro’s te worden gedaan. Bij gebreke van tijdige betaling is de Cliënt van rechtswege en zonder ingebrekestelling vanaf de vervaldatum van de factuur of ereloonnota een verwijlinterest verschuldigd van 1,50 percent per maand alsook een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het bedrag van elke niet betaalde ereloonnota of factuur met een minimum van € 125 (honderd vijfentwintig Euro), onverminderd het recht van CYNEX TAX & ACCOUNTING om hogere schade te bewijzen en te vorderen.
Indien de Diensten worden beëindigd of opgeschort, zal de Cliënt de tot dan gemaakte kosten en de erelonen voor de reeds verrichte werkzaamheden betalen.
4. Betwistingen – Klachten – Protest
Betwistingen m.b.t. de verrichte werkzaamheden of de ereloonnota dienen schriftelijk en voldoende gemotiveerd aan CYNEX TAX & ACCOUNTING te worden meegedeeld op de vroegste datum van volgende tijdstippen: (i) hetzij binnen 15 kalenderdagen na de verzenddatum van de stukken of informatie welke de Cliënt betwist, (ii) hetzij binnen 10 kalenderdagen na het versturen van de factuur of ereloonnota met betrekking tot de erop betrekking hebbende werkzaamheden. Voorgaande termijnen worden verlengd tot een termijn van 10 kalenderdagen na de ontdekking van het gebrek indien de Cliënt aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken waarbij elk protest ultiem dient te geschieden binnen een periode van 12 maanden na verzending van de factuur of ereloonnota.
Na voormelde termijnen is elk bezwaar laattijdig en worden de geleverde diensten en/of producten of de verzonden factuur als aanvaard beschouwd. Betwistingen schorten de betalingsverplichting van Cliënt niet op. In geval van een terechte betwisting kan CYNEX TAX & ACCOUNTING:
- Het product van de Diensten kosteloos verbeteren; ofwel
- de afgekeurde Diensten geheel of gedeeltelijk opnieuw verrichten; ofwel
- beslissen tot het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van de door de Cliënt reeds betaalde Erelonen; ofwel
- beslissen tot aanpassing van de in rekening gebrachte Erelonen en Kosten.
Voor zover niet anders uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen, vervallen enige aanspraken van de Cliënt jegens CYNEX TAX & ACCOUNTING in ieder geval na zes maanden vanaf het moment waarop de Cliënt het feit, dat de aanspraak deed ontstaan, ontdekte of dit redelijkerwijs had moeten ontdekken.
5. Indexatie
Alle honoraria en erelonen van CYNEX TAX & ACCOUNTING, al dan niet vermeld in een Opdrachtbrief of Dienstenovereenkomst, alsook alle periodiek door CYNEX TAX & ACCOUNTING aan de Cliënt ten laste gelegde Erelonen die betrekking hebben op bijv. maandelijkse of jaarlijks recurrente dienstverlening,
zijn gekoppeld aan de index van de consumptieprijzen zoals deze periodiek wordt vastgesteld door het Belgisch Ministerie van Economische zaken. Hierbij wordt de volgende formule gebruikt:
Nieuw uurtarief / vast honorarium = (in de Opdrachtbrief of Dienstenovereenkomst vermeld uurtarief of vast honorarium x nieuwe index) / aanvankelijk indexcijfer.
Alle prijsindexeringen met betrekking tot een bepaald kalenderjaar vinden plaats in januari van het betreffende kalenderjaar rekening houdende met
de uurtarieven of vaste honoraria zoals deze bestaan in de maand december voorafgaand aan het kalenderjaar voor hetwelk de prijsindexering wordt gedaan.
6. Beperking aansprakelijkheid
De gezamenlijke aansprakelijkheid van CYNEX TAX & ACCOUNTING (met inbegrip van maar niet beperkt tot haar dochterondernemingen, bestuursorgaan, onderaannemers of personeelsleden) tegenover de Cliënt:
- die op eender welke wijze en op eender welke grond zou ontstaan, en ongeacht de juridische grondslag ervan;
- voor alle schade die voortvloeit uit of in verband staat met de Diensten;
- ongeacht de oorzaak voor het verlies of de schade, met inbegrip van nalatigheid en zware fout;
is beperkt tot een bedrag van 3 (drie) keer het honorarium dat CYNEX TAX & ACCOUNTING aanrekent voor het verstrekken van de Diensten. Als deze honoraria evenwel betrekking hebben op prestaties die maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks worden verricht, is de gezamenlijke aansprakelijkheid van CYNEX TAX & ACCOUNTING, zoals hierboven vastgelegd, beperkt tot een bedrag van 3 (drie) maal het honorarium dat CYNEX TAX & ACCOUNTING heeft aangerekend voor de prestaties verleent in de loop van de 12 maanden voorafgaand het instellen van de vordering tegen CYNEX TAX & ACCOUNTING.
De hiervoor vermelde beperking is niet van toepassing ingeval CYNEX TAX & ACCOUN- TING heeft gehandeld met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden.
Indien CYNEX TAX & ACCOUNTING diensten verstrekt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst die door (of overeenkomstig) de Wet is toegewezen aan een commissaris of bij gebreke hieraan een externe accountant of een bedrijfsre- visor dan is in dit geval de gezamenlijke aansprakelijkheid van CYNEX TAX & ACCOUNTING (met inbegrip maar niet beperkt tot haar dochterondernemingen, bestuurders, onderaannemers of perso- neelsleden) beperkt tot het bedrag dat nader is bepaald in artikel 17 van de wet van 22 juli 1953 houdende de oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en tot organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor.
7. Opschorting en opzegging van de diensten
Indien de Cliënt in gebreke blijft met de nakoming, de correcte en/of de tijdige nakoming van een of meer van zijn verplichtingen waaronder begrepen de betaling van ereloonnota’s of facturen, is CYNEX TAX & ACCOUNTING gerechtigd de nakoming van haar verplichtingen en haar werkzaamheden op te schorten totdat de Cliënt volledig aan zijn verplichtingen heeft voldaan. CYNEX TAX & ACCOUNTING heeft dit schorsingsrecht, zelfs in het kader van een andere opdracht waaronder de Cliënt zijn verplichtingen niet, niet volledig, niet correct of niet tijdig nakomt. CYNEX TAX & ACCOUNTING behoudt onder alle omstandigheden het recht op de betaling van alle erelonen en kosten.
8. Onze erelonen en kosten
De ereloonnota’s van CYNEX TAX & ACCOUNTING zullen de Erelonen voor het leveren van de Diensten, de Kosten en de daarop verschuldigde belastingen bevatten (hierna: Erelonen en Kosten). Onze Erelonen en Kosten en bijzondere betalingstermijnen worden in principe uiteengezet in een Opdrachtbrief of Dienstenovereenkomst.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn onze Erelonen gebaseerd op de graad van verantwoordelijkheid van de personen betrokken bij het verlenen van de Diensten, hun vaardigheden en de tijd besteed aan de Diensten (“uurtarief”). De kosten omvatten zowel de rechtstreeks gemaakte kosten, uitgaven voor derden inbegrepen, en een bedrag bepaald als een percentage van de vergoeding, teneinde uitgaven te dekken, die niet rechtstreeks toe te rekenen zijn aan de opdracht. Onze Erelonen en Kosten kunnen afwijken van de schattingen of ramingen die gegeven werden, zoals bijkomende vergoedingen en kosten resulterend uit het verzuim van de Cliënt de informatie te verschaffen die CYNEX TAX & ACCOUNTING nodig heeft om haar Diensten te leveren.
9. Opstellen en neerleggen van jaarrekeningen
9.1. De Cliënt kan wettelijk verplicht zijn om elk jaar een externe aarrekening op te stellen en deze na de jaarlijkse algemene vergadering neer te leggen bij de Nationale Bank van België. Indien zulks een wettelijke verplichting op de Cliënt rust, stelt CYNEX TAX & ACCOUNTING de betreffende jaarrekening op in overeenstemming met de Belgische wetgeving en deponeert CYNEX TAX & ACCOUNTING deze jaarrekening in naam en voor rekening van de Cliënt bij de Nationale Bank van België. De kosten voor het neerleggen van de jaarrekening zijn ten laste van de Cliënt en maken voorwerp uit van een voorafgaandelijke facturatie door CYNEX TAX & ACCOUNTING aan de Cliënt.
9.2. De prestaties van CYNEX TAX & ACCOUNTING kunnen bestaan uit het opstellen van de jaarrekening (hetzij voor intern gebruik, hetzij voor publicatiedoeleinden). Deze jaarrekening is enkel voor Cliënt interne- en (indien van toepassing) publicatiedoeleinden bij de Nationale Bank van België bestemd. De dienstverlening door CYNEX TAX & ACCOUNTING omvat geen revisorale noch een accountantscontrole overeenkomstig de algemeen aanvaarde normen dienaangaande. CYNEX TAX & ACCOUNTING kan bijgevolg geen revisorale noch een accountantsverklaring afleveren over de jaarrekening. Het opstellen van de jaarrekening gebeurt op basis van de door de Cliënt verstrekte informatie.
9.3. De verantwoordelijkheid inzake het opstellen van de jaarrekening (inclusief de gepaste toelichtingen daarbij) behoort wettelijk gezien exclusief toe aan de Cliënt.
10. Het gebruik van digitale boekhoudplatformen en programma's zoals Yuki & Silverfin
10.1. De Cliënt kan in het kader van zijn/haar cliëntenrelatie met CYNEX TAX & ACCOUNTING gebruik maken van (i) één of meerdere online boekhoudplatformen of boekhoudprogramma’s zoals Yuki (http://www.yuki.be/), Exact online… (ii) en/of kan de Cliënt door CYNEX TAX & ACCOUNTING toegang verschaft worden tot zijn/haar boekhouding via een remote login (bijv. toegang tot Briljant boekhouding, Briljant Administrator enz…) (iii) en/of kan de Cliënt door CYNEX TAX & ACCOUNTING toegang gegeven worden tot online financiële rapporteringssystemen zoals bijvoorbeeld Silverfin (http://www.getsilverfin.com).
Voormelde (online) applicaties zoals Yuki, Silverfin, Briljant, Exact Online enz… (hierna Online Applicaties) genereren permanent voor de Cliënt beschikbare boekhoudkundige informatie die al dan niet opgesteld en/of gecontroleerd werd door CYNEX TAX & ACCOUNTING (hierna: Boekhoudkundige Informatie) zoals ontwerp jaarrekeningen en periodieke financiële cijfers.
10.2. De onder artikel 10.1 vermelde Boekhoudkundige Informatie is in beginsel opgesteld overeenkomstig de toepasselijke Belgische boekhoudprincipes. De Cliënt erkent in het kader van het gebruik de Online Applicaties evenwel expliciet dat de Boekhoudkundige Informatie weergegeven in de Online Applicaties slechts een voorlopige periodieke boekhoudkundige toestand betreft, enkel gebaseerd op de informatie en gegevens meegedeeld door de Cliënt met betrekking tot de specifieke periode waarop de Boekhoudkundige Informatie betrekking heeft. Geenszins kan deze Boekhoudkundige Informatie geëxtrapoleerd worden naar de toekomst of bijvoorbeeld aanzien worden als een definitieve jaarrekening, daar ze onderhevig is aan o.a. onzekere, toekomstige gebeurtenissen en/ of bijkomende verificatie door CYNEX TAX & ACCOUNTING. Het nemen van (bijvoorbeeld) enige managementbeslissing of het verrichten van een kredietaanvraag door de Cliënt gebaseerd op deze periodieke Boekhoudkundige Informatie valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de Cliënt en CYNEX TAX & ACCOUNTING kan hiervoor op generlei wijze aansprakelijk gesteld worden. De Boekhoudkundige Informatie weergegeven in de Online Applicaties betreft geenszins een waardeoordeel vanwege CYNEX TAX & ACCOUNTING met betrekking tot de financiële toestand van de Cliënt.
10.3. De periodieke Boekhoudkundige Informatie wordt opgemaakt voor het louter persoonlijk gebruik van de Cliënt en mag enkel worden meegedeeld aan derden, mits voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van CYNEX TAX & ACCOUNTING. Boekhoudkundige Informatie is slechts volledig en/of juist en/of bruikbaar in het kader van relaties met derden en/of intern gebruik in zover deze Boekhoudkundige Informatie expliciet en schriftelijk werd goedgekeurd door CYNEX TAX & ACCOUNTING.
10.4. De login gegevens inzake de Online Applicaties die aan de Cliënt ter beschikking worden gesteld door CYNEX TAX & ACCOUNTING en/ of externe softwareleveranciers zijn strikt persoonlijk en mogen geenszins met derden worden gedeeld. Het is de Cliënt niet toegelaten derden toegang te verschaffen tot de Online Applicaties.
10.5. De Cliënt zal CYNEX TAX & ACCOUNTING vrijwaren en schadeloosstellen - onder andere tegen vorderingen van derden - ingeval van het niet naleven van haar verplichtingen ten aanzien van CYNEX TAX & ACCOUNTING met betrekking tot de Online Applicaties.
10.6. Indien de Cliënt in gebreke blijft met de correcte en/of de tijdige nakoming van een of meer van zijn verplichtingen inzake de Online Applicaties - waaronder begrepen de betaling van ereloonnota’s of facturen en/of het ongeoorloofd verstrekken van toegang aan derden - is CYNEX TAX & ACCOUNTING gerechtigd de nakoming van haar verplichtingen en haar werkzaamheden alsook de toegang van de Cliënt tot de Online Applicaties hetzij tijdelijk, hetzij definitief, op te schorten.
10.7. De intellectuele eigendomsrechten, waaronder maar niet beperkt tot auteursrechten, databaserechten, patenten, merken, enz… (“Intellectuele Eigendomsrechten”) die ontstaan zijn of nog zullen ontstaan ingevolge het ontwerpen, onderhouden en ondersteunen van de Online Applicaties zullen, voor zover zij niet toebehoren aan de softwareleverancier, toebehoren aan CYNEX TAX & ACCOUNTING en/of met haar gelieerde vennootschappen.
11. Digitaal ter beschikking gestelde stukken
Indien de Cliënt boekhoudkundige stukken & bescheiden (zoals bijvoorbeeld aankoopfacturen, verkoopfacturen, onkostennota’s, bankuittreksels, enz…) met oog op de boekhoudkundige verwerking ervan op digitale wijze ter beschikking stelt aan CYNEX TAX & ACCOUNTING via dropbox, .pdf scan, Yuki (http://www.yuki.be/) of op enerlei andere elektronische wijze of via eender welk digitaal platform, is de Cliënt gehouden de originelen van deze stukken op een geordende/georganiseerde wijze voor minstens 7 jaar bij te houden en te bewaren, onder andere met oog op de mogelijke verificatie ervan door overheids- en/of fiscale diensten. CYNEX TAX & ACCOUNTING kan op generlei wijze aansprakelijk gesteld worden voor het verlies of teloorgaan (digitaal dan wel fysiek) van de onder dit artikel 11 bedoelde boekhoudkundige stukken & bescheiden.
Toepasselijk recht en rechtbank
De rechtsverhouding tussen CYNEX TAX & ACCOUNTING en de Cliënt is onderworpen aan het Belgische recht en de rechtbanken van Hasselt zijn bevoegd, onverminderd het recht van CYNEX TAX & ACCOUNTING om gerechtelijke stappen te ondernemen voor de rechtbanken van het rechtsgebied van de Cliënt. Alle kosten in verband met de invordering langs gerechtelijke weg, inclusief honoraria, zullen ten laste komen van de Cliënt.