Gedeeltelijke vrijstelling bedrijfsvoorheffing O&O: overzicht formaliteiten – aandachtspunten

1. De basics: waarover gaat het precies?

Onder bepaalde voorwaarden en mits het voldoen aan specifieke formaliteiten, dient u als werkgever slechts een gedeelte van de in te houden bedrijfsvoorheffing op de bruto bezoldiging van uw O&O werknemers door te storten naar de Belgische Staat.

Concreet wordt de vrijstelling als volgt berekend per werknemer:  

80% x O&O tijdsbestedingspercentage x maandelijkse bedrijfsvoorheffing.

O&O tijdsbestedingspercentage: Dit is het gedeelte van de totale arbeidstijd van de werknemer dat gespendeerd wordt aan onderzoek en ontwikkeling en dit procentueel uitgedrukt (O&O uren/totale arbeidsuren).

Bij het berekenen van het O&O tijdsbestedingspercentage tellen vakantiedagen of ziektedagen niet als gepresteerde arbeidstijd, waardoor deze aldus uit de noemer van de breuk vallen. Indien een werknemer bijvoorbeeld slechts 3/5de is tewerkgesteld, kan hij/zij technisch gezien bijvoorbeeld nog steeds een O&O tijdsbestedingspercentage van 90% hebben. 

Cijfervoorbeeld: een softwareontwikkelaar heeft een maandelijks brutoloon van 3.500 EUR en er dient maandelijks 1.000 EUR bedrijfsvoorheffing ingehouden te worden op deze bezoldiging. Indien deze persoon 85% van zijn/haar arbeidstijd spendeert aan het effectief ontwikkelen/schrijven van software, zal de jaarlijkse vrijstelling 8.160 EUR bedragen (80% x 85% x 1.000 EUR x 12).

In de praktijk betekent dit uiteraard vaak een mooie kostenbesparing voor innovatieve bedrijven waarvan de werknemers een groot deel van hun tijd spenderen aan O&O-activiteiten. Het voordeel is meteen en recurrent voelbaar in de cashflowpositie, hetgeen in het bijzonder voor start-ups en scale-ups van groot belang kan zijn. De werknemer ondervindt hierbij zelf geen impact omdat het volledige bedrag van de bedrijfsvoorheffing nog in rekening gebracht wordt als voorschot op zijn/haar persoonlijke belastingberekening.

Verder leert de ervaring ons dat de fiscale administratie slechts zeer zelden akkoord gaat met een O&O tijdsbestedingspercentage van 100%. Hierbij argumenteert de fiscus doorgaans dat werknemers onvermijdelijk een deel van hun tijd aan niet-O&O gerelateerde taken spenderen (administratie, interne meetings die niet herleid kunnen worden tot O&O en dergelijke). Het is dus uiterst belangrijk om de O&O tijdsbesteding objectief en realistisch te berekenen en hiervan tevens voldoende bewijskrachtige stukken rond bij te houden (zie punt 3. hierna).

2. Kan u de vrijstelling toepassen? De verschillende ‘regimes’ toegelicht.

Uiteraard kan u als bedrijf enkel aanspraak maken op de vrijstelling indien u bezoldigingen toekent aan werknemers die u tewerkstelt in onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten of -programma’s. De vrijstelling geldt dus niet voor bedrijfsleiders, noch voor onderaannemers of voor werknemers die niet tewerkgesteld zijn in een O&O project, hierdoor zijn administratief en commercieel personeel alleszins uitgesloten. In hoofdzaak kunnen er twee verschillende ‘regimes’ onderscheiden worden in de fiscale wetgeving.

1.     Enerzijds zijn er de zogenaamde ‘Young Innovative Companies’ waarvoor de vereisten om de vrijstelling te kunnen genieten iets minder strikt zijn. Om gedefinieerd te worden als YIC dient men:

• een kleine vennootschap te zijn (cf. oud artikel 15 W.Venn.), dat wil zeggen een vennootschap die voor het laatst (en voorlaatst) afgesloten boekjaar niet meer dan één van volgende grenzen overschrijdt*:
  • jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50;
  • jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 7.300.000 EUR;
  • balanstotaal: 3.650.000 EUR;
• minder dan 10 jaar te bestaan, voorafgaand aan 1 januari van het referentiejaar;
• niet opgericht te zijn in het kader van een concentratie, herstructurering, uitbreiding van een vroegere activiteit of een overname van dergelijke activiteiten;
• minstens 15% van de totale kosten van het voorgaande belastbaar tijdperk aan te wenden voor onderzoek en ontwikkeling.

_{* Indien het jaargemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100 bedraagt betreft het een grote vennootschap. Om het gemiddeld aantal werknemers te berekenen neemt men het gemiddelde van het aantal voltijdse equivalenten per het einde van elke maand van het boekjaar.”}

_{Hierbij dient men rekening te houden met het feit dat men in sommige gevallen (verbonden vennootschappen) voormelde criteria op geconsolideerde basis dient te beoordelen, afhankelijk van de bepalingen opgenomen in het toenmalige Wetboek van Vennootschappen.}

Bijvoorbeeld: een bedrijf dat aan bovenstaande voorwaarden voldoet en opgericht werd in de loop van 2013 zal vanaf 01/01/2024 automatisch haar YIC-status verliezen aangezien ze de leeftijd van 10 jaar overschrijdt.

2.     Anderzijds is er het ‘gewone regime’ waarbij men als werkgever de gedeeltelijke vrijstelling enkel kan claimen voor de onderzoekers/ontwikkelaars die een kwalificerend PhD, master- of bachelordiploma hebben behaald.

Bij de berekening van de vrijstelling onder het gewone regime wordt er een onderscheid gemaakt tussen het bedrag dat geclaimd kan worden voor bachelors versus masters/PhD’s. Meer bepaald wordt de totale vrijstelling voor alle bachelors, beperkt tot 25% van het totale vrijstellingsbedrag dat dezelfde werkgever claimt voor werknemers met een master en/of PhD diploma. Voor kleine vennootschappen (hiervoor dient men i.t.t. de YIC-voorwaarde wel te kijken naar de huidige wetgeving: artikel 1:24, §§ 1 tot 6 WVV) wordt deze begrenzing verhoogd tot 50%.

Cijfervoorbeeld: Bedrijf X heeft een lopend onderzoeksproject waarin ze één master in de biomedische wetenschappen tewerkstelt. De ingehouden bedrijfsvoorheffing op het loon van deze master bedraagt 1.000 EUR. Daar de werknemer 85% van zijn/haar tijd spendeert aan O&O bedraagt de totale jaarlijkse vrijstelling 8.160 EUR.

Indien het bedrijf nu de vrijstelling wenst te claimen voor twee bachelors in de industriële wetenschappen, zal - ongeacht hun O&O tijdsbestedingspercentages - de totale jaarlijkse vrijstelling voor deze twee werknemers beperkt zijn tot 2.040 EUR (= 8.160 EUR x 25%), oftewel maximum 1.020 EUR per persoon.

Echter, indien Bedrijf X een kleine vennootschap is (cf. artikel 1:24 §§1 tot 6 WVV) bedraagt de maximale vrijstelling voor bachelors 4.080 EUR (=8.160 EUR x 50%), oftewel maximum 2.040 EUR per persoon.

Meer info over de YIC-voorwaarden en een lijst van de kwalificerende diploma’s kan u vinden via de site van VLAIO.

Uiteraard kan Cynex samen met u nagaan of uw bedrijf en - indien nodig - uw personeelsleden voldoen aan de vereisten.

3. Verplichtingen en administratieve formaliteiten voor bedrijven die de vrijstelling (zullen) claimen.

U voldoet aan bovenvermelde voorwaarden en kan de vrijstelling claimen?  Dat is alvast goed nieuws! Naast de vereisten in hoofde van u als werkgever, uw O&O activiteiten en uw werknemers zijn er echter nog heel wat bijkomende verplichtingen en administratieve formaliteiten.

In het verleden bezorgden we aan onze O&O-klanten regelmatig vrij uitgebreide mails die steeds een overvloed aan informatie bevatten (o.a. aandachtspunten bij het up-to-date houden van de BELSPO-aanmelding etc.). Voortaan zullen we nog steeds op regelmatige basis mails uitsturen, maar we zullen hierbij steeds verwijzen naar deze pagina waar we alle benodigde informatie voor u als Cynex klant verzamelen. Deze pagina is overigens enkel toegankelijk via de link waarover u beschikt als klant en zal niet algemeen via onze website raadpleegbaar zijn. We hopen u op deze manier een overzichtelijker beeld te kunnen geven van deze vrijstellingsregeling en de toepassingsvoorwaarden die soms nogal technisch en verwarrend kunnen lijken.

3.1 BELSPO-aanmelding

De eerste en meteen belangrijkste voorwaarde is de zogenaamde ‘BELSPO-aanmelding’. De wetgeving vereist dat de vrijstelling enkel maar geclaimd mag worden op voorwaarde dat de O&O projecten of programma’s aangemeld zijn bij de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (BELSPO – Belgian Science Policy Office).

De eerste aanmelding geldt aldus eveneens als hoofdvoorwaarde vooraleer er sprake kan zijn van een vrijstelling. Het is van belang dat de eerste aanmeldingsdatum uitdrukkelijk voorafgaat aan de eerste maand waarin de vrijstelling geclaimd wordt.

Verder merken we uit diverse fiscale controles de afgelopen jaren dat de FOD Financiën bijzonder formalistisch en kritisch kijkt naar deze aanmeldingen en zich in veel gevallen op vermeende vormgebreken beroept om een gedeelte of zelfs de volledige vrijstelling te verwerpen. We kunnen daarom het belang van een correcte en up-to-date BELSPO-aanmelding niet genoeg benadrukken.

Aangezien dit topic dermate belangrijk en uitgebreid is, hebben we hiervoor een afzonderlijke handleiding met tips en aandachtspunten opgesteld. U kan deze hier raadplegen. Deze handleiding zal tevens aangepast worden bij relevante wetswijzigingen of nieuwigheden.

3.2 Communicatie met het sociaal secretariaat

Het verhaal stopt echter zeker niet bij de BELSPO-aanmelding aangezien het effectieve claimen van een vrijstelling in de bedrijfsvoorheffing via het sociaal secretariaat dient te gebeuren. De definitieve gegevens die u invult in de BELSPO-tool moeten vervolgens correct gecommuniceerd worden naar het sociaal secretariaat, opdat zij de vrijstelling correct kunnen verwerken in de maandelijkse loonberekening van uw werknemers.

Meer in het bijzonder zijn de O&O tijdsbestedingspercentages – naast de data van in- en uitdiensttredingen – uiteraard cruciaal voor de berekening van de vrijstelling.

Analoog aan de keuze die u heeft aangaande het doorvoeren van aanpassingen in de BELSPO-aanmelding, kan men hier twee scenario’s onderscheiden:

1.  Cynex staat in voor de communicatie naar het sociaal secretariaat.

! Indien wij eveneens instaan voor de verwerking van de gegevens in de BELSPO-aanmelding, zetten wij deze gegevens door naar het sociaal secretariaat

! Indien u zelf de verwerking in de BELSPO-aanmelding doet, maar u toch graag heeft dat wij de communicatie naar het sociaal secretariaat voor onze rekening nemen, horen we dit graag!

2.  U staat zelf in voor de communicatie naar het sociaal secretariaat.

! Indien u zelf instaat voor de verwerking van de gegevens in de BELSPO-aanmelding, gaan we ervan uit dat u ook het nodige doet met betrekking tot de communicatie naar het sociaal secretariaat.

Doorgaans raden we onze klanten aan om voor de tweede optie te kiezen aangezien u als klant uiteraard het beste op de hoogte bent omtrent uw O&O activiteiten en sneller kan anticiperen bij belangrijke wijzigingen op dit vlak. Indien u zelf de communicatie met het sociaal secretariaat voor uw rekening neemt, worden we graag mee op de hoogte gehouden (bijv. in cc bij de mailing) via payroll@cynex.com.

Hierbij raden we aan om het aanvullen van de BELSPO-aanmelding en het doorzetten van de finale informatie naar het sociaal secretariaat, volledig mee te integreren als vaste stap in het on- en offboardingproces: wanneer een onderzoeker/ontwikkelaar in- of uit dienst treedt, dient men meteen de reflex te maken om de nodige aanpassingen in BELSPO door te voeren alsook de finale gegevens door te zetten naar het sociaal secretariaat zodat de vrijstelling meteen correct berekend wordt vanaf de eerste maand van tewerkstelling.

Het is bijgevolg zeer belangrijk dat de finale gegevens opgenomen in de BELSPO-aanmelding enerzijds, en de gegevens waarover het sociaal secretariaat beschikt anderzijds, steeds in overeenstemming zijn met elkaar! Indien u de BELSPO-aanmelding en het sociaal secretariaat doorheen het jaar steeds up-to-date houdt, heeft u bovendien minder werk op het einde van het jaar om de twee te laten overeenstemmen.

Ongeacht voor welke van de twee opties u kiest, zal Cynex standaard een jaarlijkse check doen in de eerste helft van het jaar, waarbij we de finale BELSPO-gegevens van het afgelopen jaar vergelijken met de berekeningen van het sociaal secretariaat. Indien er alsnog verschillen zouden blijken tussen de twee versies, contacteren we u met de vraag welke van de twee de finale/correcte gegevens bevat en dienen er de nodige aanpassingen gedaan te worden.

Let wel: het sociaal secretariaat kan slechts tot 1 augustus van een bepaald jaar wijzigingen van het voorgaande jaar doorvoeren in de aangifte bedrijfsvoorheffing. Nadien kan men in principe geen wijzigingen meer laten doorvoeren, tenzij men dit doet via een bezwaarschrift gericht aan de FOD Financiën. Dit is echter een omslachtige procedure waarbij men zeer gedetailleerd dient te beargumenteren waarom men voldoet aan alle voorwaarden en waarop een grondige controle zal volgen.

3.3 Welke gegevens/documenten dien ik bijkomend ter beschikking te houden?

Naast bovenvermelde BELSPO-aanmelding(en) en de correcte communicatie met het sociaal secretariaat dient u tevens een heel aantal documenten ter beschikking te houden indien u wenst toepassing te maken van de hierboven beschreven vrijstelling.

Zo dienen steeds volgende gegevens aanwezig te zijn:

A.  Het bewijs dat de werknemers waarvoor de gedeeltelijke vrijstelling geclaimd wordt, effectief tewerkgesteld zijn in een onderzoeksproject/programma;

In de praktijk kan dit aangetoond worden door:

• planning van de maandelijkse opdrachten, targets etc.;
• interne O&O-rapportering, onderzoeksverslagen, eindverslaggeving bij afsluiting van een project, rapportering naar raad van bestuur, derden of opdrachtgever, diverse documentatie aangaande O&O (presentaties, wetenschappelijke publicaties etc.);
• individuele timesheets, timetables;
• arbeidsovereenkomst waarin de taakomschrijving als onderzoeker/ontwikkelaar is opgenomen, hierbij kan het aangewezen zijn om het O&O tijdsbestedingspercentage te formaliseren en op papier te zetten, eventueel door middel van een addendum op de arbeidsovereenkomst. Op deze wijze kan dit document dienen als bijkomend bewijsstuk dat de verdeling van de arbeidstijd tussen O&O en non-O&O activiteit kan staven;
• organigram van de vennootschapsstructuur met de teamindeling.

B.  Het bewijs dat het geclaimde O&O tijdsbestedingspercentage overeenstemt met de werkelijkheid;

Volgens de fiscale administratie dient dit aangetoond te worden door ‘interne stukken’ hetgeen in de praktijk in feite enkel kan gedaan worden door timesheets waarbij de O&O en niet-O&O activiteiten afzonderlijk gelogd worden (of waarbij de gelogde activiteiten door het systeem a.d.h.v. codering worden toegewezen aan al dan niet O&O).

Indien u met glijdende uren werkt is het van belang dat dit ook effectief door het arbeidsreglement toegelaten is.

C.  Indien uw bedrijf niet kwalificeert als YIC: het bewijs dat de betrokken werknemers in het bezit zijn van een kwalificerend diploma;

Hierdoor zal men in de praktijk scans van alle diploma’s van de werknemers dienen bij te houden. Hierbij raden we aan alle behaalde diploma’s te filen (niet enkel het hoogst behaalde)

Ook indien uw bedrijf wel kwalificeert als YIC is het aan te raden dat u de diploma’s van uw werknemers bijhoudt ter staving. Op deze manier heeft u ook reeds de benodigde informatie op het moment dat de 10-jarige termijn afloopt.

Wij filen graag samen met u zoveel mogelijk achterliggende O&O documentatie. We vragen daarom ook om ons de scans van de diploma’s te bezorgen via payroll@cynex.com.

Concreet merken we dat bij de fiscale controles (die de afgelopen jaren zeer courant voorkomen) volgende gegevens doorgaans standaard opgevraagd worden:

• Organigram van de vennootschap met details van de activiteiten per departement alsook een korte beschrijving per departement;
• Arbeidsreglement, paritair comité en eventuele CAO’s;
• Bewijs dat u voldoet aan de YIC-voorwaarden indien geclaimd;
• Bewijs dat het geclaimde onderzoeksproject/programma aan de definitie van O&O voldoet (vernieuwend aspect dient aangetoond te worden etc.), dit zal eveneens uit de beschrijvingen in de BELSPO-aanmelding moeten blijken;
• Verstrekt de onderneming informatie over de O&O werkzaamheden in het jaarverslag of in andere publiek beschikbare documenten (bijvoorbeeld op de website)?;
• Volledige identificatie van personeelsleden waarvoor de vrijstelling geclaimd werd incl. diploma’s, ondertekende arbeidsovereenkomsten en bewijzen dat zij voor het geclaimde O&O tijdsbestedingspercentage tewerkgesteld werden aan één of meerdere projecten;
• Info over het O&O projectteam, wie is de projectleider, wie heeft welke rol?;
• Interne stukken die het O&O tijdsbestedingspercentage kunnen staven, zijnde in concreto timesheets. Men verduidelijkt hierbij doorgaans dat post-datum inschattingen van de gepresteerde arbeidstijd niet volstaan;
• Overzicht van alle gevraagde en verkregen subsidies van de onderneming (Europees, federaal, gemeenschappen, gewesten) incl. kopieën van subsidieaanvragen en uiteindelijke beslissingen.

Heeft u verder nog vragen over dit topic of wilt u graag bijkomende toelichtingen ontvangen? Aarzel niet om ons te contacteren via payroll@cynex.com.