De minister van Justitie heeft bekend gemaakt dat de voorwaarden voor de organisatie van de aandeelhoudersvergaderingen, onder andere naar aanleiding van de goedkeuring van de cijfers over boekjaar 2019, worden versoepeld. De concrete krijtlijnen van deze voorziene versoepelingen zijn in tussentijd bekendgemaakt.
Het betreft specifieke maatregelen aangaande de algemene vergadering van aandeelhouders (zowel de gewone, de bijzondere als de buitengewone) en de vergaderingen van het bestuursorgaan die (voorlopig) uitwerking hebben van 1/03/2020 tot 30/06/2020 en van toepassing zijn op:
- alle vergaderingen die tussen 01/03/2020 en 30/06/2020 worden bijeengeroepen (ook indien de vergadering zelf plaats zou vinden na 3 mei);
- alle vergaderingen die tussen 09/04/2020 en 30/06/2020 moeten worden gehouden;
- alle vergaderingen die tussen 01/03/2020 en 09/04/2020 hadden moeten zijn gehouden op grond van een wettelijke of statutaire regel, maar niet gehouden zijn.
Deze maatregelen gelden niet voor de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen die reeds effectief hebben plaatsgevonden tussen 1/03/2020 en 09/04/2020.
Een eerste versoepeling bestaat er in de vergadering toch te laten plaatsvinden, weliswaar door de fysieke vergadering in te wisselen voor een vergadering op afstand (schriftelijk of virtueel), waarbij de aandeelhouders op voorhand hun stemkeuzes en vragen dienen door te geven.
Ondernemingen krijgen tijdelijk de mogelijkheid om aan de deelnemers van de vergadering de verplichting op te leggen om vanop afstand te stemmen en/of een volmacht te verlenen aan een persoon, waarbij het bestuursorgaan deze persoon kan aanduiden. Hierbij is het niet noodzakelijk dat er hieromtrent statutair iets is voorzien. Het gebruik maken van een communicatiemiddel voor het organiseren van de vergadering op elektronisch wijze zodat deze toch kan worden bijgewoond door de leden is daarbij toegelaten, mits bepaalde voorwaarden worden nageleefd en dit ongeacht of u dit in de statuten van uw onderneming heeft voorzien.
Indien u reeds een bijeenroeping van de vergadering heeft bekendgemaakt of verstuurd, kan u deze in het licht van bovenstaande maatregel nog wijzigen zonder dat daarvoor de gebruikelijke bijeenroepings- en deelnemingsformaliteiten opnieuw moeten worden nageleefd.
Een tweede mogelijkheid waarin de regering voorziet is het verplaatsen van de algemene vergadering, die in principe vóór 30/06/2020 moet samenkomen, naar een later tijdstip.
Ondernemingen krijgen daarbij van de overheid tot 10 weken uitstel vanaf de uiterste datum waartegen de vergadering in normale omstandigheden had moeten plaatsvinden (voor 30/06/2020 voor boekjaren per 31/12), zodat deze vergadering alsnog op een normale manier zou kunnen plaatsvinden. Ook indien u reeds een bijeenroeping van de vergadering heeft verstuurd, kan u nog van dit uitstel gebruik maken.
Van belang is dat wanneer u gebruik wil maken van een van deze alternatieven, u de leden van de algemene vergadering hierover correct moet informeren. Daarnaast zijn bovenstaande bijzondere maatregelen facultatief. Indien u bijgevolg alle geldende veiligheidsmaatregelen kan garanderen, kan u er ook voor kiezen om volgens de “normale” regels te vergaderen.