Het is voor u als werkgever steeds mogelijk om bepaalde onkosten die uw werknemers voor uw bedrijf dragen, terug te betalen. Men noemt dit ook wel eens de ‘kosten eigen aan de werkgever’. Hierbij is het mogelijk om dit te doen aan de hand van maandelijkse onkostennota’s incl. bewijsstukken, maar het wordt ook aanvaard indien u werkt met vastgelegde maandelijkse forfaits.
Aangezien het een terugbetaling van onkosten betreft, wordt de vergoeding niet als loon gezien, waardoor deze vrij is van belasting en RSZ. Aan de andere kant is de kost voor u als werkgever wel aftrekbaar. Omwille van deze reden is het toekennen van dergelijke onkostenvergoeding fiscaal interessant maar dient ze evenwel beperkt te worden tot de reële situatie, de zogenaamde ‘ernstige normen’, temeer omdat de fiscus kritisch meekijkt.
In het verleden was het reeds mogelijk om aan werknemers die regelmatig van thuis uit werken een onkostenvergoeding toe te kennen voor het gebruik van het thuiskantoor. Immers dragen zij specifieke kosten zoals het verbruik van elektriciteit, verwarming, telefoonkosten, printpapier, printerinkt, klein kantoormateriaal etc. De forfaitaire onkosten die door de fiscale administratie (via de Dienst Voorafgaandelijke Beslissingen/Rulingdienst) en de RSZ worden aanvaard is 125 EUR (impliciet wordt 126,94 EUR aanvaard maar vaak rond men dit af).
Bijkomend kunnen er ook voor het gebruik van een privé PC en internetverbinding telkens respectievelijk onkostenvergoedingen van 20 EUR toegekend worden. Hierdoor komt het totaal op 165 EUR. Het is in veel gevallen aangeraden om een zogenaamde rulinguitspraak te bekomen van de Rulingdienst vooraleer men overgaat tot het toekennen van onkostenvergoedingen. Immers als de fiscus nadien oordeelt dat de onkostenvergoeding niet terecht is, zal het geheel worden toegevoegd aan de loonmassa, met belastingen en RSZ tot gevolg.
Om tegemoet te komen aan de uitzonderlijke situatie, waarbij het gros van de Belgische werknemers momenteel tijdens de coronacrisis van thuis werkt, heeft men beslist om de procedure en beoordeling te versoepelen. Zo dient er bijvoorbeeld geen telewerkovereenkomst of policy voorgelegd te worden. Echter, indien u als werkgever hierover volledige zekerheid wilt verkrijgen is een ruling alsnog aan te raden. Gelukkig is de rulingaanvraag specifiek vereenvoudigd in het kader van de coronacrisis. Men heeft aangegeven dat de aanvragen met spoed behandeld zouden worden, waardoor een beslissing snel zou volgen. Meer info op de websites van de RSZ en de Rulingdienst.
Cynex kan u uiteraard bijstaan bij het indienen van de rulingaanvraag.