Eerder dit jaar bezorgden we u reeds een nieuwsbrief waarin de verplichte formaliteiten rond het UBO-register verder werden toegelicht. Aangezien de deadline voor het invullen van het register nadert, bezorgen wij u via deze weg graag een kleine reminder alsook bijkomende toelichtingen rond de praktische aspecten bij het invullen van het register.
Korte samenvatting: principe van het UBO-register
Door middel van het UBO-register dienen wettelijke vertegenwoordigers (zaakvoerders/bestuurders) van vennootschappen en verenigingen transparantie te verschaffen aangaande de uiteindelijke begunstigen (“Ultimate Beneficial Owners”) van deze entiteiten. De verplichte formaliteiten kunnen opgedeeld worden in drie stappen.
Stap 1: identificeer de UBO’s van uw vennootschap
Het gaat hier over de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar zijn of zeggenschap hebben over de onderneming. Voor meer informatie rond het identificeren van deze personen verwijzen we graag naar onze vorige nieuwsbrief alsook naar de informatiesite van de overheid.
Scenario 1: de vennootschap heeft rechtstreekse UBO’s, zijnde één of meerdere natuurlijke personen die rechtstreeks, in ‘privé naam’, individueel of gezamenlijk (bijv. via een aandeelhoudersovereenkomst) meer dan 25% van de stemrechten of aandelen in de vennootschap bezitten.
Scenario 2: de vennootschap heeft onrechtstreekse UBO’s, zijnde één of meer natuurlijke personen die onrechtstreeks, zijnde via aandelen die ze bezitten in één of meerdere, tussenliggende vennootschappen (bijv. een managementvennootschap of een holdingvennootschap) meer dan 25% van de stemrechten of aandelen in de vennootschap bezitten.
Stap 2: het UBO-register invullen
Wanneer u de UBO’s van uw vennootschap succesvol geïdentificeerd heeft, kan u overgaan tot het invullen van het UBO-register. Hiervoor kan u beroep doen op volgende praktische handleidingen die we voor u hebben opgesteld:
Let wel! Het is mogelijk dat uw vennootschap zowel rechtstreekse als onrechtstreekse UBO’s heeft, hierdoor dient u beide handleidingen te raadplegen.
Indien geen van beide scenario’s voor uw vennootschap van toepassing is, dient u het hoger leidinggevend personeel te identificeren in het UBO-register. Dit is echter een vrij uitzonderlijke situatie en u dient mogelijks aan te tonen waarom er geen rechtstreekse/onrechtstreekse UBO kan aangeduid worden.
Mogen we vriendelijk vragen ons na het finaliseren van het UBO-register een printout van de fiche te bezorgen in pdf-formaat? In de laatste stap van de handleiding staat uitgelegd hoe je een dergelijk bestand uit het portaal kan halen. Zodoende kunnen we uw permanent dossier aan onze zijde eveneens up-to-date houden.
Dient u het UBO-register in te vullen voor uw vzw? Hiervoor gelden afzonderlijke formaliteiten dewelke u kan vinden in onze vorige nieuwsbrief, gelieve ons te contacteren indien u alsnog moeilijkheden ondervindt met het invullen van het UBO-register.
Stap 3: het UBO-register up-to-date houden
Als wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap is het uw verantwoordelijkheid om bij wijzigingen op het vlak van UBO’s, de gegevens binnen de termijn van één maand aan te passen in het UBO-register. Daarnaast dient u minstens jaarlijks te bevestigen dat de informatie in het register nog steeds toereikend, accuraat en actueel is. Deze termijn begint te lopen vanaf het moment van initiële registratie of de meest recente wijziging.
Wat kan Cynex voor u doen?
Twijfelt u over bepaalde zaken met betrekking tot het identificeren of het invullen van het UBO-register? Cynex staat uiteraard klaar om u hierin verder te assisteren.
Zoals in onze eerdere nieuwsbrief reeds vermeld werd, kunnen wij in dit kader niet optreden als gevolmachtigde mandaathouder aangezien hiervoor een specifieke volmacht noodzakelijk is. Hiernaast heeft Cynex in de meeste gevallen ook geen toegang tot de informatie die nodig is om het UBO-register up-to-date te houden. We kunnen u echter wel helpen bij specifieke vragen die u telefonisch of per mail kan stellen aan uw relatiebeheerder.
Verder kan u na afspraak ook bij ons op kantoor langskomen om samen het register in te vullen.
Ten slotte willen we u nog meegeven dat wanneer de vereiste gegevens niet of niet tijdig worden geregistreerd in het UBO-register, men strafrechtelijke boetes van 400 EUR tot 40.000 EUR alsook administratieve boetes van 250 EUR tot 50.000 EUR kan opleggen. Het is bijgevolg in uw eigen belang om het UBO-register tijdig en nauwkeurig in te vullen voor 30 september 2019.