close
Kerstperiode: 

Van 23 december 2019 tot en met 3 januari 2020 zal ons kantoor beperkt geopend en bereikbaar zijn. Wij wensen u alvast prettige feestdagen en een gezond Nieuwjaar!

Ok, begrepen
07 Feb 2019

Het UBO-register

Het UBO-register, een nieuwe maatregel tegen witwassen en financiering van terrorisme, verplicht de eigenaar van een vennootschap om zich uiterlijk tegen 30 september 2019 te registreren. [edit: initieel was de voorziene deadline 31 maart. Echter, deze is sinds 13 februari 2019 door minister van Financiën Alexander De Croo, verlegd naar 30 september. Bron: De Tijd

Het UBO-register, ook wel het register van uiteindelijke begunstigden genoemd, geeft een overzicht van de uiteindelijke begunstigden van alle onder het Belgisch recht vallende vennootschappen, vzw’s, stichtingen, trusts en rechtsfiguren vergelijkbaar met een trust of fiducie. Dit register verplicht vennootschappen en andere juridische entiteiten om toereikende, accurate en actuele informatie over hun “Ultimate Beneficial Owner(s)” (UBO) in te winnen en bij te houden om zo de strijd tegen het witwassen van geld op te drijven.

Wat zijn de "UBO's" van mijn onderneming?

De UBO’s van een onderneming zijn de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar zijn of zeggenschap hebben over de onderneming. Deze verschillen naargelang de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn. We onderscheiden drie soorten juridische entiteiten:

  • Vennootschappen opgericht in België
  • Vzw’s en stichtingen opgericht in België
  • Trusts en fiducieën opgericht en beheerd vanuit België

In dit artikel zullen we enkel de UBO’S van vennootschappen, vzw’s en stichtingen toelichten.

Uiteindelijke begunstigde in het geval van vennootschappen

Wanneer de juridische entiteit een vennootschap is, onderscheiden we 3 categorieën van UBO’s:

  1. Iedere natuurlijk persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of van de aandelen of van het kapitaal aanhoudt in de vennootschap
  2. Iedere natuurlijke persoon die feitelijke zeggenschap heeft over de vennootschap via andere middelen (zoals bijvoorbeeld een stemovereenkomst, een aandeelhoudersovereenkomst,…)
  3. Iedere natuurlijke persoon die tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap behoort (enkel indien geen van bovenstaande categorieën van toepassing is)

De wetgeving maakt een onderscheid naargelang het om een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO gaat. Deze laatste is een natuurlijk persoon die via een of meerdere tussenliggende juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de betreffende vennootschap. Daarnaast kan een UBO ook afzonderlijk of gegroepeerd zijn. Zo is een UBO afzonderlijk wanneer deze op autonome wijze aan de voorwaarden voldoet en is zij gegroepeerd wanneer zijn zeggenschap voortvloeit uit de coördinatie met meerdere personen.    

Uiteindelijke begunstigde in het geval van vzw's en stichtingen

Wanneer de juridische entiteit een vzw of stichting is, onderscheiden we 6 categorieën van UBO’s:

  1.  De leden van de raad van bestuur;
  2.  De personen die gemachtigd zijn om de entiteit te vertegenwoordigen;
  3.  De personen belast met het dagelijkse bestuur van de entiteit;
  4.  De stichters van de stichting;
  5.  De natuurlijke personen, of wanneer deze nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wiens belang de entiteit werd opgericht of werkzaam is;
  6.  Elke andere natuurlijke persoon die op een of andere manier uiteindelijk zeggenschap heeft over de entiteit.

Belangrijk om weten is dat bovenstaande categorieën van uiteindelijke begunstigden cumulatief zijn (voor vennootschappen zijn enkel de eerste twee categorieën cumulatief). Mocht een persoon tot meer dan één categorie behoren, dan dient deze persoon in het register in ieder van deze categorieën afzonderlijk te worden geregistreerd.

Welke informatie over de UBO(’s) dien ik over te maken aan het UBO-register?

Ook hier verschilt de te verstrekken informatie naargelang de informatieplichtige al dan niet een vennootschap, vzw, stichting, trust of fiducie is. Hierna bespreken we kort de situatie waarbij de informatieplichtige een vennootschap, vzw of stichting is.

Informatie aangaande de uiteindelijke begunstigde die steeds zal moeten worden meegedeeld, ongeacht het type informatieplichtige, is o.a. de naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, volledige verblijfsadres, datum waarop men uiteindelijke begunstigde is geworden van de entiteit, Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of Kruispuntbank van de sociale zekerheid en de categorie(ën) van UBO waartoe men behoort.

Wanneer de informatieplichtige een vennootschap is zal bijkomstig ook moeten worden meegedeeld of de UBO al dan niet afzonderlijk of gegroepeerd is, of het gaat om een rechtstreekse dan wel een onrechtstreekse UBO (in geval van een onrechtstreekse UBO dient ook het aantal tussenpersonen samen met enkele additionele info meegedeeld te worden) en wat de omvang is van het uiteindelijke belang (gewogen percentages van de aandelen/stemrechten ingeval van onrechtstreekse UBO).

Bovenstaande informatie zal steeds moeten worden onderbouwd met de nodige bewijsstukken. Deze informatie zal tevens gedurende tien jaar bewaard worden door de overheid.  

Wie kan deze informatie registreren en/of actualiseren en wanneer dient dit uiterlijk te gebeuren?

Het zijn de bestuurders/zaakvoerders van de vennootschappen en de beheerders van de vzw’s en stichtingen die instaan voor de registratie/actualisatie van het UBO-register. Zij kunnen dit enkel doen door middel van de overheidsapplicatie “MyMinFin”.

De informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigen zal uiterlijk voor 30 september 2019 moeten worden overgemaakt. Vervolgens zal de informatieplichtige jaarlijks de juistheid van de informatie moeten bevestigen. Mochten er zich wijzigingen voordoen in de UBO’s doorheen het jaar, dient de informatieplichtige dit binnen een tijdspanne van één maand te melden via diezelfde MyMinFin applicatie.

Onlangs heeft de overheid een handleiding (pdf) en een FAQ (pdf) online beschikbaar gesteld waarin zij stapsgewijs de registratie van een UBO via het MyMinFin portaal toelicht.

Cynex komt niet tussen als volmachthouder wat betreft het effectief up-to-date houden van uw UBO-register in Myminfin. Dit is de verantwoordelijkheid van u als bestuurder/zaakvoerder zelf. 

Uiteraard staan wij u wel bij met de nodige informatie en adviezen in het (gezamenlijk) samenstellen van de UBO structuur die u als zaakvoerder/bestuurder daarna kunt bijhouden. Zo zullen we alle documenten in het kader van de anti-witwas bijvoegen aan de jaarafsluiting zodat u een handig overzicht heeft van lasthebbers, aandeelhouders, ...

Vergelijk het met de aanvraag van een kmo-portefeuille: we bezorgen u de handleiding en alle benodigde informatie, maar u moet zelf de aanvraag en formaliteiten doen met uw e-ID om in orde te zijn voor de subsidie te ontvangen.

Wat is het gevolg van een registratie in het UBO-register, wie kan deze informatie raadplegen?

Na registratie in het UBO-register staat u (als UBO natuurlijk persoon) voor de overheid geregistreerd als uiteindelijk begunstigde van een bepaalde (vennootschaps)structuur. In het merendeel van de gevallen zal het zo zijn dat u als (meerderheids)aandeelhouder van een bepaalde vennootschap geregistreerd staat vanaf het moment u > 25% van de aandelen van een vennootschap rechtstreeks of onrechtstreeks bezit. Deze informatie is raadpleegbaar door een aantal overheidsdiensten (bijv. de fiscus) en door een aantal beroepsgroepen of mandatarissen (bijv. notarissen, deurwaarders,…). Zowel de overheid als deze specifieke beroepsgroepen of mandatarissen zullen doorheen het UBO register een zoekopdracht ‘op naam’ kunnen uitvoeren om op deze manier een snel zicht te krijgen in welke vennootschappen u precies actief bent of aandelen aanhoudt (indien u de 25% grens overschrijdt).

De gevolgen van registratie in het UBO-register gaan echter verder dan dit. Niet alleen de fiscus of specifieke beroepscategorieën kunnen het UBO-register raadplegen. In beginsel heeft iedere burger er toegang toe, alleen worden de opzoekmogelijkheden voor ‘burgers’ beperkt in de zin dat zij geen opzoekingen ‘op naam’ kunnen verrichten. Het zal wel zo zijn dat iedereen doorheen het UBO-register een opzoeking ‘op structuur’ (bijv. op naam of op ondernemingsnummer van een vennootschap, VZW, maatschap…) zal kunnen verrichten en op deze manier via enkele simpele muisklikken zal kunnen zien wie er achter een bepaalde vennootschap, VZW… schuilgaat. De gevolgen van de registratie in het UBO register zijn dus niet te onderschatten, zeker niet voor aandeelhouders en/of mandatarissen die gesteld zijn op een bepaalde mate van anonimiteit of terughoudend zijn om deze informatie zomaar publiek te maken.

Wat moet u doen om in orde te zijn met deze regeling?

Belangrijk is dat u uiterlijk voor 30 september 2019 de vereiste informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van de onderneming heeft vergaard én ingegeven via Myminfin. Tenslotte willen we u meegeven dat wanneer de vereiste gegevens niet of niet tijdig worden doorgegeven in het Myminfin portaal, er zowel een strafrechtelijke boete van 400 EUR tot 40.000 EUR, als een administratieve boete van 250 EUR tot 50.000 EUR opgelegd kan worden.

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen? Geef ons een seintje via tax@cynex.com en we nemen direct contact met u op.

Delen

Blijf op de hoogte via onze nieuwsbrief