Elke onderneming diende uiterlijk tegen 30 september 2019 zijn uiteindelijke begunstigden te registreren via het digitaal platform “MyMinFin”. Deze deadline ligt ondertussen reeds een jaar achter ons. Hoewel tot 31 december 2019 een gedoogbeleid werd gevoerd, kan u sinds 1 januari 2020 effectief een administratieve sanctie opgelegd krijgen.
Vanaf 11 oktober 2020 zijn alle informatieplichtigen bovendien verplicht om via het online platform elk document bij te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is. Denk hierbij aan het aandelenregister, de statuten van de vennootschap en een kopie van de identiteitskaart van de uiteindelijke begunstigde. Deze documentatie gaat evenwel niet toegankelijk zijn voor het grote publiek.
Ik ben mijn UBO-registratie vergeten, wat nu?
Wij raden u aan uw UBO-registratie zo snel als mogelijk in orde te brengen. U dient hierbij de documentatie (zie supra) waaruit blijkt dat de aangebrachte informatie nauwkeurig en actueel is onmiddellijk op te laden. Voor de praktische modaliteiten van de UBO-registratie verwijzen wij graag naar onze eerdere nieuwsbrief van 7 februari 2019 en onze mail van 5 september 2019[1] waarin uitvoerig werd uiteengezet hoe u de uiteindelijke begunstigde kan identificeren.
Sinds 1 januari 2020 kan u effectief een administratieve sanctie opgelegd krijgen indien u heeft nagelaten de uiteindelijke begunstigde(n) te registreren in het UBO-register. Deze administratieve sanctie bestaat uit een geldboete van 250 tot 50.000 euro en wordt opgelegd aan de bestuurders[2] van de betrokken onderneming. Het bedrag van de geldboete hangt af van de ernst en de duur van de inbreuk, de mate van verantwoordelijkheid en financiële draagkracht van de betrokkenen, het voordeel of de winst die de inbreuken opleveren, het nadeel dat derden eventueel hebben geleden door de inbreuk, de mate van medewerking van de betrokkenen met de bevoegde autoriteiten en eventuele vroegere inbreuken.
Aangezien Cynex niet gevolmachtigd is om de UBO-registratie voor uw vennootschap in orde te brengen noch om dit up-to-date te houden, willen wij u er via deze weg graag nog eens attent op maken om hiervoor het nodige te doen. Wij staan u uiteraard wel graag bij in het identificeren van de uiteindelijke begunstigde(n) van uw onderneming(en). Indien u hierbij nog verdere vragen heeft kan u steeds een mail sturen naar tax@cynex.com.
Ik deed mijn UBO-registratie, wat nu?
Zoals hierboven reeds uiteengezet is het sinds 11 oktober 2020 verplicht om de nodige documentatie bij te brengen waaruit blijkt dat de aangebrachte informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is. Aangezien uw onderneming reeds geregistreerd was op dat ogenblik, heeft u tot 30 april 2021 de tijd om deze documenten op te laden.
De UBO-registratie is helaas geen eenmalige verplichting. Als wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap is het uw verantwoordelijkheid om bij wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur van de vennootschap of bij wijziging van de uiteindelijke begunstigde(n) de gegevens binnen de termijn van één maand aan te passen in het UBO-register. Doet u dit niet? Dan zou u opnieuw een administratieve geldboete opgelegd kunnen krijgen (zie supra).
Ook zonder wijzigingen van de uiteindelijke begunstigde(n) zal u eenmaal per jaar, behoudens voor het jaar 2020[3], moeten bevestigen dat de informatie in het UBO-register actueel is. Normaliter zal de wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap één maand voor het verstrijken van de termijn hiervan een herinnering krijgen via de eBox van MyMinFin. Wij raden u echter aan dit jaarlijks te agenderen zodat u dit zeker niet uit het oog verliest.
[1] Heeft u deze mail niet ontvangen of wenst u hem nog eens te ontvangen? Geef ons dan even een seintje!
[2] De bestuurders, in voorkomend geval aan een of meer leden van het bestuursorgaan van de entiteiten, van hun directiecomité en aan de personen die bij ontstentenis van een directiecomité deelnemen aan de feitelijke leiding.
[3] Om technische redenen is de informatie over de uiteindelijke begunstigden van alle reeds geregistreerde entiteiten per 30 april 2020 automatisch bevestigd. Er moet dus vóór 2021 geen bevestiging meer gebeuren.