Onze laatste nieuwsbrief in verband met het UBO-register handelde voornamelijk over de nieuwe verplichting om stukken toe te voegen aan uw UBO-registratie waaruit dient te blijken dat de door u aangebrachte informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is. Dit diende initieel tegen 30/04/2021 te gebeuren, thans werd deze termijn verlengd tot 31/08/2021.
1. Het aanleveren van documenten ter ondersteuning van uw UBO-registratie
Deze informatieverplichting beperkt zich tot de persoon van de uiteindelijke begunstigde(n), u bent dan ook op geen enkele manier verplicht persoonsgegevens over niet-UBO's kenbaar te maken. Wij wensen hier de aandacht op te vestigen omdat de belastingadministratie in bepaalde gevallen toegang krijgt tot dit register en op basis van de aangehechte informatie bv. aandelentransacties kan afleiden.
Daarom raden wij u dan ook zeker aan om, indien mogelijk, enkel documenten toe te voegen waarin de effectieve UBO’s zijn opgenomen. Indien u andere relevante documenten zou moeten overmaken waarin ook verwezen wordt naar de identiteit van derde personen (niet-UBO’s) kan u best de persoonsgegevens van deze personen anonimiseren (denk hierbij bv. aan het adres, het rijksregisternummer en de geboortedatum). Het is immers niet altijd gewenst om dit kenbaar te maken. Ook moeten deze niet-UBO’s minstens op de hoogte worden gebracht van het feit dat hun gegevens kenbaar gemaakt zullen worden teneinde de nauwkeurigheid van de UBO-registratie aan te tonen.
U kan enkel bijkomende documenten opladen in het systeem door uw bestaande UBO-registratie te wijzigen. Dit doet u door op de knop "wijzigen" te klikken en vervolgens op "het oog" te klikken naast één van de geregistreerde UBO's. U krijgt dan een pop-up scherm waar u de knop "+ kies een bestand" kan aanklikken.
2. Jaarlijkse bevestiging van de UBO-registratie
Bijkomend is het bovendien de bedoeling dat u jaarlijks, en het eerst voor 31/08/2021, uw UBO-registratie bevestigt. Het bevestigen kan eenvoudigweg door op de groene knop "jaarlijkse bevestiging" te klikken onderaan het scherm.
Opgelet, indien er wijzigingen zijn in de aandelenstructuur (of desgevallend de bestuurdersstructuur) dient u dit binnen de maand nadat de wijziging heeft plaatsgevonden door te geven via MyMinFin.
In dat geval dient u via de knop “wijzigen” uw UBO-registratie aan te passen. Bij wijzigingen zal de jaarlijkse bevestiging automatisch doorgevoerd worden door de wijzigingen te bewaren.
In dit kader (jaarlijkse update) willen we u ook vragen om ons een PDF te bezorgen van de UBO-registratie ter vervollediging van ons dossier. Dit doet u door op de knop "afdrukken" te klikken waarna er een PDF wordt gegenereerd die u kan opslaan op uw computer. Deze PDF mag verzonden worden naar uw relatiebeheerder of naar tax@cynex.com.
Mocht u nog verdere vragen of bemerkingen hebben, kan u ons steeds bereiken via tax@cynex.com. Wij helpen u graag verder om uw UBO-registratie tot een goed einde te brengen.